Events ohne Chaos – geht das? Ja! Effiziente Eventkoordination mit Campos

Interne Veranstaltungen sind häufig logistische Meisterleistungen: Der Raum muss vorbereitet, die Technik bereitgestellt, das Catering bestellt und anschliessend alles gereinigt werden. Weil dies die Koordination von Hausdienst, IT, Catering und Reinigung erfordert, führt die manuelle Verwaltung über E-Mail, Telefon oder Zettel schnell zu einem undurchsichtigen Prozess. Das Resultat sind Ineffizienz, Kommunikationsfehler und unnötiger Stress für alle Beteiligten.

Alle Involvierten zentral koordiniert
Für einen reibungslosen Ablauf interner Anlässe wurde ein strukturiertes Ticket-Formular im Campos Service Desk implementiert. Da der Service Desk bereits erfolgreich für Störmeldungen genutzt wird, funktioniert die Umstellung reibungslos. Das Hauptticket landet bei der Fachperson, die den Event plant. Sie prüft die Details und beauftragt die einzelnen Abteilungen, indem sie für jede Disziplin – Hausdienst, Technik, Catering, Reinigung – auf Knopfdruck separate Folgetickets erstellt. So erhält jedes Team sein eigenes Ticket mit terminierten Aufgaben und klaren Anweisungen. Die planende Person kann auf dem Hauptticket jederzeit den Status aller Folgetickets verfolgen. Das ermöglicht die zentrale Koordination und den vollen Überblick.

Die Einführung des Ticket-Systems für Events reduziert den Kommunikationsaufwand deutlich. Alle notwendigen Informationen sind zentral und direkt im System verfügbar. Das beginnt bereits bei der Ticket-Maske: Wer einen Anlass meldet, sieht klar und verständlich, welches Angebot bestellbar ist und welches nicht. Dank klarer Zuständigkeiten weiss jedes Team exakt, welche Aufgabe es zu welchem Zeitpunkt erledigen muss. Die Aufträge können präzise terminiert und priorisiert werden. Dies sorgt für eine effiziente Ressourcennutzung. Die planende Person behält die zentrale Statusverfolgung jederzeit im Blick – ganz ohne lästige Rückfragen. Ausserdem können die im Ticket erfassten Daten direkt für die Kostenverrechnung genutzt werden.

Zusammenfassend lässt sich festhalten: Diese einfache, aber wirkungsvolle Massnahme hat nicht nur die Effizienz der Event-Koordination erheblich gesteigert, sondern auch die Zufriedenheit aller Beteiligten erhöht.